Aunque a veces no lo sintamos así, las reuniones dentro de los ámbitos laborales son importantes y necesarias. Ellas ayudan al correcto funcionamiento del trabajo en equipo y son una excelente forma de asignar responsabilidades y hacer partícipes a las personas.
En ese sentido, a continuación, te presentamos algunos consejos para planificar una reunión en las que todos los asistentes a ella sientan que el tiempo que están invirtiendo vale la pena.
¿Cómo planificar un meeting laboral?
Según la Revista española Psychologies, estos son los pasos a seguir:
- Organizar la reunión: hay que fijar el tema a abordar y convocar a los asistentes estrictamente necesarios con tiempo suficiente para que se preparen.
- Elegir el espacio adecuado: una sala cómoda y bien acondicionada (ventilación, agua, una mesa que permita la visibilidad entre todos) hace que los asistentes se sientan a gusto y puedan concentrarse.
- Fijar un horario de inicio y finalización: si se debe llegar puntual a la sesión de trabajo, también es esencial terminar a la hora indicada. Las reuniones muy largas son ineficaces y poco productivas.
- Establecer los objetivos de la reunión: antes de iniciar la reunión, es pertinente exponer los objetivos, no hay que divagar.
- Permitir el aporte de ideas de los asistentes: es fundamental que todos los convocados expresen su punto de vista con libertad y respeto, lo que fomenta la cooperación.
- Tomar decisiones: si se debe acordar una propuesta la mejor forma es la votación de todos los asistentes. No se debe dejar la decisión en el jefe, porque entonces la reunión perdería autenticidad y prestigio.
- Establecer conclusiones: de nada sirve estar todos reunidos si, al terminar, no se han sentado la base de los temas tratados. Es básico, antes de cerrar la sesión de trabajo, concretar las conclusiones conseguidas. Así los convocados se van motivados.
- Convocar una nueva reunión: si quedan temas pendientes, hay que concretar una nueva cita, con día, hora y lugar, para abordar un nuevo objetivo.